Voorwaarden factuur

Om een factuur snel te verwerken is het belangrijk dat deze de juiste gegevens bevat. Ook moet een factuur goed leesbaar zijn. Op deze pagina vindt u de minimale voorwaarden waaraan een factuur moet voldoen om uitbetaald te kunnen worden. En extra richtlijnen voor een snellere verwerking.

Voorbeeldfactuur

U kunt gebruik maken van een voorbeeldfactuur, die voldoet aan alle voorwaarden en richtlijnen. Deze voorbeeldfactuur kunt u hieronder downloaden en vervolgens bewerken:

Voorwaarden

Zorg dat uw factuur voldoet aan de onderstaande voorwaarden.

Algemene gegevens

Vermeld de volgende gegevens altijd op een factuur:

  • Gegevens budgethouder (minimaal naam, BSN, relatienummer en adres budgethouder)
  • Gegevens zorgverlener (minimaal naam en KVK-nummer)
  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Periode van de factuur (binnen één kalendermaand)
  • Handtekening budgethouder of vertegenwoordiger (niet nodig bij uploaden via PGB Portaal)

Eén regel per dag en tarief

Elke regel op de factuur gaat over één dag en één tarief. Een regel bevat (tenminste) de volgende informatie:

  • Datum (bijvoorbeeld '01-03-2018')
  • Omschrijving werkzaamheid (bijvoorbeeld 'Begeleiding groep')
  • Eenheid (bijvoorbeeld 'Uur')
  • Aantal (bijvoorbeeld '4')
  • Tarief (bijvoorbeeld '20,00')
  • Bedrag (in dit geval 4*20,00= '80,00')

Het totaalbedrag van alle regels vormt het totaal van de factuur. Er hoeft geen subtotaal per week op de factuur te staan.

Eén regel per dag en tarief: voorbeeld van goed en fout.

Extra richtlijnen

Om de automatische verwerking van de facturen te verbeteren zijn er extra richtlijnen. Voldoet een factuur aan deze richtlijnen, dan kan deze eerder uitbetaald worden.

De extra richtlijnen helpen als:

  • de budgethouder de factuur opstuurt via de post, of als
  • de budgethouder de factuur direct uploadt in het portaal zonder de gewerkte tijden digitaal in te voeren.

Algemene gegevens

Gebruik deze gegevens op de factuur voor een snellere verwerking:

  • als titel het woord 'Factuur'
  • paginanummer(s) als een factuur meerdere pagina's bevat (bijvoorbeeld '1 van 5')
  • 'Vervolgpagina factuur' als een factuur meerdere pagina's bevat

Witte achtergrond

Facturen met een zwarte achtergrond kunnen niet goed verwerkt worden. Gebruik daarom altijd een witte achtergrond met donkere tekst.

Witte achtergrond van factuur: hoe het wel en niet moet.

Regels op één lijn

Zorg dat de verschillende regels op een factuur netjes onder elkaar staan. En dat de gegevens recht onder de kopjes staan. Hierdoor kan een factuur beter gescand en verwerkt worden.

Voorbeeld: De aantallen staan recht onder het kopje 'Aantal' en de tarieven staan recht onder het kopje 'Prijs'.

Eén regel per dag en tarief: voorbeeld van goed en fout.

Twee decimalen achter de komma

Vermeld bedragen altijd in twee decimalen achter de komma. Ook als een bedrag is afgerond is op hele euro's. Hierdoor kan een factuur beter gescand en verwerkt worden.

Op facturen moeten twee decimalen achter de komma worden gebruikt. Voorbeeld hoe het wel en niet moet.

Afstand tussen lijn en tekst

Gebruik het liefst geen zichtbare lijnen op de factuur. Kan dit niet? Zorg dan voor voldoende afstand tussen lijn en tekst. Hierdoor kan een factuur beter worden gescand en verwerkt.

Houd op de factuur ruim afstand tussen lijn en tekst: hoe het wel en niet moet.