Declaraties en maandloon

De budgethouder heeft de taak om declaraties door te voeren in het PGB Portaal. Als zorgverlener stuurt u uw factuur, declaratie of urenbriefje naar de budgethouder.

U factureert met een AGB-code en/of VECOZO-certificaat

Misschien heeft u twee of meer AGB-codes en VECOZO-certificaten. Bijvoorbeeld omdat u meerdere vestigingen heeft. Dan zijn er twee manieren: u logt in per AGB-code of gebruikt één AGB-code.

Inloggen per AGB-code

  • U logt in per AGB-code en het daarbij behorende VECOZO-certificaat.

Zo houdt u uw administratie per locatie of vestiging gescheiden.

U heeft meerdere AGB-codes, maar gebruikt er één

  • U kiest voor één AGB-code.

Alle budgethouders komen samen in één overzicht te staan. Kiest u hiervoor? Geef dit door aan het zorgkantoor of aan de gemeente (wat voor u van toepassing is). Let op dat het KVK-nummer dat bij uw AGB-code hoort, ook het KVK-nummer is dat op de zorgovereenkomst is opgenomen. Dit is ook het KVK-nummer wat op uw declaratie staat.

Uitlegvideo voor het indienen van een declaratie

U ziet hier hoe de budgethouder uw declaratie indient:

Uitlegvideo PGB Portaal indienen declaratie

Hallo. Ik ben Eva. In vier overzichtelijke video’s leg ik uit hoe het PGB Portaal werkt en wat de mogelijkheden zijn. Handig, want hiermee kunt eenvoudig zelf aan de slag. In deze video vertel ik meer over declareren. Ook dat kan direct in het portaal.

U kunt zelf makkelijk declaraties indienen, of uw zorgverlener vragen dit voor u te doen. U hoeft de declaratie dan alleen te beoordelen. Heeft u een vast bedrag per maand afgesproken? Dan zijn declaraties niet nodig.

Eerst logt u in via www.mijnpgb.nl. Hulp nodig bij inloggen? Bekijk dan de video over inloggen. Ik log nu zelf in als vertegenwoordiger.

Om te kunnen declareren is een goedgekeurde zorgovereenkomst nodig. Deze staat in het overzicht van de zorgovereenkomsten. De status van een zorgovereenkomst kunt u altijd bekijken in de statusbalk.

De gewerkte uren van de zorgverlener zijn erg belangrijk. Hou deze goed bij zodat u ze in de declaratie kunt verwerken. U kunt uw zorgverlener ook vragen om een, factuur of urenbriefje voor de gemaakte uren. Per zorgovereenkomst kunt u per maand maar één declaratie indienen, dus doe dit goed.

Ik ga nu een declaratie indienen. Op de startpagina kiest u voor de tegel Indienen declaratie.

De declaratie is opgedeeld in drie stappen. De stappen zijn te zien in de stappenbalk boven in beeld.

In stap 1 kiest u het soort declaratie, de zorgverlener en de periode waarvoor u de declaratie invoert. Afhankelijk van de afspraken met uw zorgkantoor of gemeente kunt u kiezen uit verschillende soorten declaraties.

Bij de optie ‘Geleverde zorg en eventueel reiskosten’ worden de tarieven getoond die u in uw zorgovereenkomst heeft afgesproken. Vul in wanneer en hoeveel uw zorgverlener heeft gewerkt.

De tarieven worden getoond in de eenheid die u heeft afgesproken. Heeft u een tarief per dagdeel afgesproken? Dan declareert u ook per dagdeel.

Werkt de zorgverlener vaak op dezelfde tijden en dagen in de week? Dan kunt u de ingevulde uren makkelijk kopiëren naar de volgende week. Klik hiervoor op de knop ‘Kopieer naar volgende week’.

Ik kopieer nu de uren naar de andere weken van de maand.

Heeft u een tarief over meerdere dagen afgesproken, bijvoorbeeld een weekend? Dan vult u de begin- en einddatum in.

Heeft u een reiskostenvergoeding afgesproken? Dan vult u de kosten hiervoor in.

Tijdens het opstellen van een declaratie kunt u deze altijd tussendoor opslaan. U kunt dan later verder met de declaratie. Op die manier kunt u per dag of per week de uren goed bijhouden. Dit ziet u op de startpagina onder de tegel 'Overzicht declaraties en maandlonen'.

In stap 2 controleert u of alles klopt en maakt u zo nodig nog wijzigingen door te klikken op 'vorige stap'. Klopt alles? Met een vinkje geeft u aan dat de gegevens naar waarheid zijn ingevuld.

In stap 3 is de declaratie ingediend. Mocht deze toch niet kloppen, kunt u ‘m intrekken onder de tegel 'Overzicht declaraties en maandlonen'. De SVB beoordeelt of de declaratie mag worden ingetrokken. Daarna stelt u de declaratie opnieuw op.

Nadat de declaratie is ingediend, krijgt de SVB van het portaal de opdracht om deze uit te betalen. U hoeft hier verder niets meer voor te doen. De status van de declaratie kunt u ook volgen. Klik daarvoor op startpagina en dan op de tegel 'Overzicht declaraties'.

Nu weet u alles over het indienen van declaraties. Bent u klaar op het PGB Portaal dan kunt u nu veilig uitloggen. Klik op de knop Uitloggen.

De budgethouder dient een declaratie in

Stuur uw factuur het liefst digitaal, zodat de budgethouder deze kan uploaden in het portaal. Declareren doet u na de maand waarin u de zorg heeft geleverd. Bij voorwaarden factuur leest u wat er op uw factuur moet staan.

Nadat de budgethouder de declaratie heeft ingediend, krijgt de SVB via het portaal de opdracht om de declaratie uit te betalen.

U kunt de declaratie ook zelf invoeren en laten beoordelen door uw budgethouder. Dit moet u wel eerst afstemmen met uw budgethouder. Hoe dit werkt leggen we in 5 stappen uit.

Zelf een declaratie invoeren en laten beoordelen

  1. Voorbereiden

    U kunt pas een declaratie invoeren als er een goedgekeurde zorgovereenkomst is. Verder is het belangrijk om de gewerkte uren goed bij te houden.
    Let op: Per zorgovereenkomst kunt u één declaratie 'Geleverde zorg (en reiskosten)' per maand indienen.
  2. Navigeren

    Ga naar de inlogpagina van het PGB Portaal en log in. Vanaf de startpagina van het PGB Portaal kiest u voor 'invoeren declaratie'. Deze optie vindt u ook in het menu.
  3. Invoeren

    Voer de declaratie in het portaal in. Dit kan dus alleen als er een goedgekeurde zorgovereenkomst is. Verstuur de declaratie daarna via het portaal naar de budgethouder. Uw budgethouder krijgt hiervan bericht.
  4. Beoordeling budgethouder

    Uw budgethouder controleert de declaratie. Klopt het, dan wordt deze direct ingepland voor betaling. Klopt de declaratie niet, dan keurt de budgethouder deze af. U krijgt hiervan bericht. U kunt de declaratie aanpassen en verstuurt deze opnieuw naar de budgethouder.
  5. Uitbetaling

    Nadat de declaratie is ingediend door de budgethouder, krijgt de SVB via het portaal de opdracht om de declaratie uit te betalen. U hoeft hier niets meer voor te doen.

Declareert u met facturen?

Voor de snelle verwerking van uw facturen is het belangrijk dat ze de juiste gegevens bevatten. Daarnaast moet de factuur goed leesbaar zijn.

Bekijk de voorwaarden waar een factuur aan moet voldoen en een voorbeeldfactuur.

Let op

Voor iedere kalendermaand moet u een aparte factuur indienen. Stuur de factuur in nadat de maand voorbij is.

Maandloon

Is er een vast maandloon afgesproken in de zorgovereenkomst? Dan hoeft u niet elke maand een urenbriefje of overzicht van de gewerkte uren aan de budgethouder te sturen.

Betaaldagen

Hieronder staan de betaaldagen van de SVB voor 2022. De betaling staat na 17.00 uur op uw rekening.

Betaaldata 2022

24 januari

22 juli

24 februari 24 augustus
24 maart 23 september
22 april 24 oktober
24 mei 24 november
24 juni 22 december

Wat is de status van uw declaratie of maandloon?

De status en details van een declaratie bekijkt u in het portaal bij 'Overzicht declaraties en maandlonen'. Ingediende declaraties hebben de status ingepland of uitbetaald. Ingeplande uitbetalingen zijn declaraties die de budgethouder heeft ingediend, maar die nog niet uitbetaald zijn. Ook de maandlonen die nog niet uitbetaald zijn, vallen hieronder. De status uitbetaald betekent dat de declaratie is uitbetaald en dat het geld op uw rekening staat.