Declaraties en maandloon

Als budgethouder kunt u zelf makkelijk declaraties indienen.  U kunt ook uw zorgverlener vragen dit voor u te doen. U hoeft de declaratie dan alleen te beoordelen. Bij maandloon zijn declaraties niet nodig. Lees hieronder hoe u declaraties indient of bekijk de video.

Uitlegvideo voor declareren in het PGB Portaal

In deze overzichtelijke video vertelt Eva over declareren in het PGB Portaal. Zodat u er zelf makkelijk mee aan de slag kunt.

Uitlegvideo PGB Portaal indienen declaratie

Hallo. Ik ben Eva. In vier overzichtelijke video’s leg ik uit hoe het PGB Portaal werkt en wat de mogelijkheden zijn. Handig, want hiermee kunt eenvoudig zelf aan de slag. In deze video vertel ik meer over declareren. Ook dat kan direct in het portaal.

U kunt zelf makkelijk declaraties indienen, of uw zorgverlener vragen dit voor u te doen. U hoeft de declaratie dan alleen te beoordelen. Heeft u een vast bedrag per maand afgesproken? Dan zijn declaraties niet nodig.

Eerst logt u in via www.mijnpgb.nl. Hulp nodig bij inloggen? Bekijk dan de video over inloggen. Ik log nu zelf in als vertegenwoordiger.

Om te kunnen declareren is een goedgekeurde zorgovereenkomst nodig. Deze staat in het overzicht van de zorgovereenkomsten. De status van een zorgovereenkomst kunt u altijd bekijken in de statusbalk.

De gewerkte uren van de zorgverlener zijn erg belangrijk. Hou deze goed bij zodat u ze in de declaratie kunt verwerken. U kunt uw zorgverlener ook vragen om een, factuur of urenbriefje voor de gemaakte uren. Per zorgovereenkomst kunt u per maand maar één declaratie indienen, dus doe dit goed.

Ik ga nu een declaratie indienen. Op de startpagina kiest u voor de tegel Indienen declaratie.

De declaratie is opgedeeld in drie stappen. De stappen zijn te zien in de stappenbalk boven in beeld.

In stap 1 kiest u het soort declaratie, de zorgverlener en de periode waarvoor u de declaratie invoert. Afhankelijk van de afspraken met uw zorgkantoor of gemeente kunt u kiezen uit verschillende soorten declaraties.

Bij de optie ‘Geleverde zorg en eventueel reiskosten’ worden de tarieven getoond die u in uw zorgovereenkomst heeft afgesproken. Vul in wanneer en hoeveel uw zorgverlener heeft gewerkt.

De tarieven worden getoond in de eenheid die u heeft afgesproken. Heeft u een tarief per dagdeel afgesproken? Dan declareert u ook per dagdeel.

Werkt de zorgverlener vaak op dezelfde tijden en dagen in de week? Dan kunt u de ingevulde uren makkelijk kopiëren naar de volgende week. Klik hiervoor op de knop ‘Kopieer naar volgende week’.

Ik kopieer nu de uren naar de andere weken van de maand.

Heeft u een tarief over meerdere dagen afgesproken, bijvoorbeeld een weekend? Dan vult u de begin- en einddatum in.

Heeft u een reiskostenvergoeding afgesproken? Dan vult u de kosten hiervoor in.

Tijdens het opstellen van een declaratie kunt u deze altijd tussendoor opslaan. U kunt dan later verder met de declaratie. Op die manier kunt u per dag of per week de uren goed bijhouden. Dit ziet u op de startpagina onder de tegel 'Overzicht declaraties en maandlonen'.

In stap 2 controleert u of alles klopt en maakt u zo nodig nog wijzigingen door te klikken op 'vorige stap'. Klopt alles? Met een vinkje geeft u aan dat de gegevens naar waarheid zijn ingevuld.

In stap 3 is de declaratie ingediend. Mocht deze toch niet kloppen, kunt u ‘m intrekken onder de tegel 'Overzicht declaraties en maandlonen'. De SVB beoordeelt of de declaratie mag worden ingetrokken. Daarna stelt u de declaratie opnieuw op.

Nadat de declaratie is ingediend, krijgt de SVB van het portaal de opdracht om deze uit te betalen. U hoeft hier verder niets meer voor te doen. De status van de declaratie kunt u ook volgen. Klik daarvoor op startpagina en dan op de tegel 'Overzicht declaraties'.

Nu weet u alles over het indienen van declaraties. Bent u klaar op het PGB Portaal dan kunt u nu veilig uitloggen. Klik op de knop Uitloggen.

Zelf een declaratie indienen

Een declaratie indienen in vijf stappen:

  1. Voorbereiden

    De budgethouder of vertegenwoordiger kan een declaratie indienen als er een goedgekeurde zorgovereenkomst is. Het is belangrijk om de gewerkte uren van de zorgverlener goed bij te houden. Of vraag uw zorgverlener om zijn of haar declaratie, factuur of urenbriefje aan u te geven. Heeft u een factuur van uw zorgverlener ontvangen? Zorg dan dat deze digitaal klaar staat. U kunt de declaratie in het PGB Portaal uploaden en declareren.

    Let op

    Per zorgovereenkomst kunt u per maand één declaratie indienen.

  2. Navigeren

    Ga naar de inlogpagina van het PGB Portaal en log in. Kies vanaf de startpagina van het PGB Portaal voor 'Indienen declaratie'. Deze optie vindt u ook in het menu.

  3. Opstellen

    Bovenaan de pagina 'Indienen declaratie' ziet u een stappenbalk voor dit proces. Hieronder staan deze drie stappen kort uitgelegd:

    1. Declaratie

      Kies het soort declaratie, de zorgverlener en de periode waarvoor u de declaratie invoert. U kunt kiezen uit verschillende soorten declaraties:
      ◦ geleverde zorg en reiskosten zorgverlener
      ◦ factuur reiskosten budgethouder
      ◦ bijkomende zorgkosten
      ◦ een feestdagenuitkering
      ◦ verantwoordingsvrij bedrag

      Heeft u een factuur ontvangen? Dan moet u deze uploaden.

      Uploaden factuur

      Wilt u niet zelf de geleverde zorg invullen? Ga dan in het menu naar de pagina 'Uploaden factuur' en dien uw factuur in. Een medewerker van de SVB zal de factuur moeten goedkeuren en invoeren in het portaal. Het duurt daardoor wél langer voordat uw zorgverlener wordt uitbetaald.

      Kijk op de pagina 'Vraag en antwoord' bij de vraag 'Hoe kan ik een factuur declareren?' voor alle voor-en nadelen van het uploaden van een factuur.

      Geleverde zorg en eventueel reiskosten

      Bij de optie 'Geleverde zorg en eventueel reiskosten' worden de tarieven getoond die u heeft afgesproken in uw zorgovereenkomst. Vul in wanneer uw zorgverlener heeft gewerkt en hoeveel.

      De tarieven worden getoond in de eenheid die u heeft afgesproken. Heeft u een tarief per dagdeel afgesproken? Dan declareert u ook per dagdeel.

      Werkt de zorgverlener vaak op dezelfde tijden en dagen in de week? Dan kunt u de ingevulde uren kopiëren naar de volgende week. Klik hiervoor op de knop 'Kopieer naar volgende week'.

      Heeft u een tarief over meerdere dagen afgesproken, bijvoorbeeld een weekend? Dan vult u de begin- en einddatum van het weekend in. Heeft u een reiskostenvergoeding afgesproken, dan vult u de kosten hiervoor in.

      Tussentijds opslaan

      Tijdens het opstellen van de declaratie, kunt u de declaratie altijd tussendoor opslaan. U kunt dan later verder met de declaratie en zo de gewerkte uren bijhouden in het portaal.

    2. Controle

      In het overzicht ziet u alles wat u heeft ingevuld. Controleer goed of alles klopt en maak als het nodig is nog een wijziging. Klopt alles? Vink dan aan dat u de gegevens naar waarheid heeft ingevuld.

    3. Ingediend

      De declaratie is ingediend. Mocht de declaratie toch niet kloppen dan kunt u deze intrekken. De SVB beoordeelt of de declaratie mag worden ingetrokken. Daarna stelt u de declaratie opnieuw op.

  4. Uitbetaling

    Nadat de declaratie is ingediend, krijgt de SVB van het portaal de opdracht om de declaratie uit te betalen. U hoeft hier niets meer voor te doen.

U kunt er ook voor kiezen om de declaratie door uw zorgverlener te laten invoeren. U hoeft dan alleen de declaratie te beoordelen. Hierdoor bent u minder tijd kwijt aan het declareren. Maar stem dit wel eerst af met uw zorgverlener.

Declaratie laten invoeren door uw zorgverlener

  1. Invoeren declaratie

    De zorgverlener kan voor u een declaratie invoeren. Dit kan alleen als er een goedgekeurde zorgovereenkomst is en de zorgverlener het PGB Portaal gebruikt. En stem deze manier altijd eerst af met uw zorgverlener.

    De zorgverlener voert de declaratie in en verstuurt deze via het portaal. U krijgt hiervan bericht van het PGB Portaal, waarna u de declaratie beoordeelt. Een zorgverlener kan nooit een declaratie indienen zonder dat u deze beoordeeld heeft.

    Let op

    Per zorgovereenkomst kunt u per maand maar één declaratie indienen.

  2. Beoordelen

    Ga naar de inlogpagina van het PGB Portaal en log in. Ga naar de pagina 'Overzicht declaraties en maandlonen'. De declaratie die door uw zorgverlener is ingevuld heeft de status ‘Ter beoordeling’.

    Open de declaratie en controleer of alles klopt. Als de declaratie klopt kunt u deze direct inplannen voor betaling.

    Klopt de declaratie niet? Dan keurt u deze af en stuurt u de declaratie via het portaal terug naar de zorgverlener. In een notitie laat u de zorgverlener weten wat er aangepast moet worden. De zorgverlener past de declaratie aan en verstuurt deze opnieuw naar u.

  3. Uitbetaling

    Nadat de declaratie is ingediend, krijgt de SVB via het portaal de opdracht om de declaratie uit te betalen. U hoeft hier niets meer voor te doen.

  4. Overzicht

    Uw declaraties bekijkt u op de pagina 'Overzicht declaraties en maandlonen'. Klik hiervoor een declaratie aan. Ingediende declaraties hebben de status ingepland of uitbetaald.

    Ingepland

    Ingeplande uitbetalingen zijn declaraties die u heeft ingediend. Maar deze zijn nog niet uitbetaald.

    Uitbetaald

    De status uitbetaald betekent dat de declaratie is uitbetaald én dat het geld op de rekening van de zorgverlener staat.

Maandloon

Heeft u met uw zorgverlener een vast maandloon afgesproken, dan hoeft u niet elke maand een declaratie in te dienen. Maandlonen worden automatisch uitbetaald. De met uw zorgverlener afgesproken maandlonen vindt u bij 'type declaraties' op de pagina 'Overzicht declaraties en maandlonen'.

Betaaldagen

Hieronder staan de betaaldagen van de SVB voor 2022. De betaling staat na 17.00 uur op de rekening van uw zorgverlener.

Betaaldata 2022:

24 januari, 24 februari, 24 maart, 22 april, 24 mei, 24 juni, 22 juli, 24 augustus, 23 september, 24 oktober, 24 november, 22 december.

Reiskosten declareren bij vast maandloon

Heeft uw zorgverlener een vast maandloon? De maandelijkse onbelaste reiskostenvergoeding wordt dan zo berekend:

214 x de dagelijkse reisafstand x € 0,19 x deeltijdfactor : gedeeld door 12 maanden.

Een voorbeeld

Uw zorgverlener werkt op 3 vaste dagen per week bij u. Hij reist elke dag 3,5 kilometer heen en terug, dus in totaal 7 kilometer per dag. De rekensom ziet er dan zo uit:

(214 x 7 x € 0,19 x 3/5) : 12 = € 14,23

U kunt uw zorgverlener elke maand maximaal € 14,23 onbelast aan reiskosten vergoeden.

Meer informatie over het vergoeden van reiskosten van uw zorgverlener vindt u op de website van de Sociale Verzekeringsbank (SVB).