Declaraties en maandloon

Zelf een declaratie indienen

Dien een declaratie in, in vijf stappen:

1. Voorbereiden

   De budgethouder of vertegenwoordiger kan een declaratie indienen als er een goedgekeurde zorgovereenkomst is. Het is belangrijk om de gewerkte uren van de zorgverlener goed bij te houden. Of vraag uw zorgverlener om zijn of haar declaratie, factuur of urenbriefje aan u te geven. Heeft u een factuur van uw zorgverlener ontvangen? Zorg dan dat deze digitaal klaar staat. U kunt de declaratie in het PGB Portaal uploaden en declareren.
   
   Let op: Per zorgovereenkomst kunt u per maand één declaratie indienen.

2. Navigeren

   Ga naar de inlogpagina van het PGB Portaal en log in. Kies vanaf de startpagina van het PGB Portaal voor 'Indienen declaratie'. Deze optie vindt u ook in het menu.

3. Opstellen

   Bovenaan de pagina 'Indienen declaratie' ziet u een stappenbalk voor dit proces. Hieronder staan deze drie stappen kort uitgelegd:

   1. Declaratie

      Kies het soort declaratie, de zorgverlener en de periode waarvoor u de declaratie invoert. U kunt kiezen uit verschillende soorten declaraties:
      ◦ geleverde zorg en reiskosten zorgverlener
      ◦ factuur reiskosten budgethouder
      ◦ bijkomende zorgkosten
      ◦ een feestdagenuitkering
      ◦ verantwoordingsvrij bedrag

      Heeft u een factuur ontvangen? Dan moet u deze uploaden.

      Uploaden factuur

      Wilt u niet zelf de geleverde zorg invullen? Ga dan in het menu naar de pagina 'Uploaden factuur' en dien uw factuur in. Een medewerker van de SVB zal de factuur moeten goedkeuren en invoeren in het portaal. Het duurt daardoor wél langer voordat uw zorgverlener wordt uitbetaald.
      
      Kijk op de pagina 'Vraag en antwoord' bij de vraag 'Hoe kan ik een factuur declareren?' voor alle voor-en nadelen van het uploaden van een factuur.

      Geleverde zorg en eventueel reiskosten

      Bij de optie 'Geleverde zorg en eventueel reiskosten' worden de tarieven getoond die u heeft afgesproken in uw zorgovereenkomst. Vul in wanneer uw zorgverlener heeft gewerkt en hoeveel.
      
      De tarieven worden getoond in de eenheid die u heeft afgesproken. Heeft u een tarief per dagdeel afgesproken? Dan declareert u ook per dagdeel.

      Werkt de zorgverlener vaak op dezelfde tijden en dagen in de week? Dan kunt u de ingevulde uren kopiëren naar de volgende week. Klik hiervoor op de knop 'Kopieer naar volgende week'.

      Heeft u een tarief over meerdere dagen afgesproken, bijvoorbeeld een weekend? Dan vult u de begin- en einddatum van het weekend in. Heeft u een reiskostenvergoeding afgesproken, dan vult u de kosten hiervoor in.

      Tussentijds opslaan

      Tijdens het opstellen van de declaratie, kunt u de declaratie altijd tussendoor opslaan. U kunt dan later verder met de declaratie en zo de gewerkte uren bijhouden in het portaal.

   2. Controle

      In het overzicht ziet u alles wat u heeft ingevuld. Controleer goed of alles klopt en maak als het nodig is nog een wijziging. Klopt alles? Vink dan aan dat u de gegevens naar waarheid heeft ingevuld.

   3. Ingediend

      De declaratie is ingediend. Mocht de declaratie toch niet kloppen dan kunt u deze intrekken. De SVB beoordeelt of de declaratie mag worden ingetrokken. Daarna stelt u de declaratie opnieuw op.

4. Uitbetaling

   Nadat de declaratie is ingediend, krijgt de SVB van het portaal de opdracht om de declaratie uit te betalen. U hoeft hier niets meer voor te doen.

U kunt er ook voor kiezen om de declaratie door uw zorgverlener te laten invoeren. U hoeft dan alleen de declaratie te beoordelen. Hierdoor bent u minder tijd kwijt aan het declareren. Maar stem dit wel eerst af met uw zorgverlener.

Declaratie laten invoeren door uw zorgverlener

1. Invoeren declaratie

   De zorgverlener kan voor u een declaratie invoeren. Dit kan alleen als er een goedgekeurde zorgovereenkomst is en de zorgverlener het PGB Portaal gebruikt. En stem deze manier altijd eerst af met uw zorgverlener.

   De zorgverlener voert de declaratie in en verstuurt deze via het portaal. U krijgt hiervan bericht van het PGB Portaal, waarna u de declaratie beoordeelt. Een zorgverlener kan nooit een declaratie indienen zonder dat u deze beoordeeld heeft.

   Let op: Per zorgovereenkomst kunt u per maand maar één declaratie indienen.

2. Beoordelen

   Ga naar de inlogpagina van het PGB Portaal en log in. Ga naar de pagina 'Overzicht declaraties en maandlonen'. De declaratie die door uw zorgverlener is ingevuld heeft de status ‘Ter beoordeling’.

   Open de declaratie en controleer of alles klopt. Als de declaratie klopt kunt u deze direct inplannen voor betaling.

   Klopt de declaratie niet? Dan keurt u deze af en stuurt u de declaratie via het portaal terug naar de zorgverlener. In een notitie laat u de zorgverlener weten wat er aangepast moet worden. De zorgverlener past de declaratie aan en verstuurt deze opnieuw naar u.

3. Uitbetaling

   Nadat de declaratie is ingediend, krijgt de SVB via het portaal de opdracht om de declaratie uit te betalen. U hoeft hier niets meer voor te doen.

4. Overzicht

   Uw declaraties bekijkt u op de pagina 'Overzicht declaraties en maandlonen'. Klik hiervoor een declaratie aan. Ingediende declaraties hebben de status ingepland of uitbetaald.

   Ingepland

   Ingeplande uitbetalingen zijn declaraties die u heeft ingediend. Maar deze zijn nog niet uitbetaald.

   Uitbetaald

   De status uitbetaald betekent dat de declaratie is uitbetaald én dat het geld op de rekening van de zorgverlener staat.

Maandloon

Heeft u met uw zorgverlener een vast maandloon afgesproken, dan hoeft u niet elke maand een declaratie in te dienen. Maandlonen worden automatisch uitbetaald. De met uw zorgverlener afgesproken maandlonen vindt u bij 'type declaraties' op de pagina 'Overzicht declaraties en maandlonen'.