Voorwaarden factuur

Om facturen snel te verwerken is het belangrijk dat deze de juiste gegevens bevatten. Ook moet een factuur goed leesbaar zijn. Op deze pagina vindt u de minimale voorwaarden waaraan een factuur moet voldoen om uitbetaald te kunnen worden. Ook vindt u extra richtlijnen die de automatische verwerking van facturen beter maken, waardoor deze sneller verwerkt kan worden.

Voorbeeldfactuur

U kunt gebruik maken van een voorbeeldfactuur. Dit voorbeeld voldoet aan alle voorwaarden en richtlijnen. De voorbeeldfactuur kunt u hieronder downloaden en vervolgens bewerken.

Voorwaarden

Als u zelf een factuur opstelt zorg dan dat de factuur voldoet aan de onderstaande voorwaarden.

Algemene gegevens

Vermeld de volgende algemene gegevens altijd op een factuur:

  • Gegevens budgethouder (minimaal naam, BSN, relatienummer en adres budgethouder)
  • Gegevens zorgverlener (minimaal naam en KvK)
  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Periode van de factuur (binnen één kalendermaand)
  • Handtekening budgethouder of vertegenwoordiger (niet nodig bij uploaden via PGB Portaal)

Eén regel per dag en tarief

Elke regel op de factuur gaat over één dag en één tarief. Een regel bevat (tenminste) de volgende informatie:

  • Datum (bijv. '01-03-2018')
  • Omschrijving werkzaamheid (bijv. 'Begeleiding groep')
  • Eenheid (bijv. 'Uur')
  • Aantal (bijv. '4')
  • Tarief (bijv. '20,00')
  • Bedrag (in dit geval 4*20,00= '80,00')

Het totaalbedrag van alle regels vormt het totaal van de factuur. Er hoeft geen sub-totaal per week op de factuur te staan.

Eén regel per dag en tarief: voorbeeld van goed en fout.

Richtlijnen

Om de automatische verwerking van de facturen beter te maken zijn er extra richtlijnen opgesteld. Als een factuur voldoet aan deze richtlijnen kan deze eerder uitbetaald worden.

Deze extra richtlijnen helpen in de volgende situaties:

  • Als u de factuur opstuurt via de post
  • Als u de factuur direct upload in het portaal zonder zelf de gewerkte tijden over te nemen

Algemene gegevens

De volgende algemene gegevens op de factuur zorgen voor een snellere verwerking:

  • Als titel het woord 'Factuur'
  • Het paginanummer (Bijv. '1 van 5') als een factuur meerdere pagina's bevat
  • De woorden 'Vervolgpagina factuur' als een factuur meerdere pagina's bevat

Witte achtergrond

Facturen met een zwarte achtergrond kunnen niet goed verwerkt worden. Gebruik daarom altijd een witte achtergrond met donkere tekst.

Witte achtergrond van factuur: hoe het wel en niet moet.

Regels op één lijn

Zorg dat de verschillende regels op een factuur netjes onder elkaar staan. En de gegevens recht onder de kopjes staan. Hierdoor kan een factuur beter gescand en verwerkt worden.

Voorbeeld: De aantallen staan recht onder het kopje 'Aantal' en de tarieven staan recht onder het kopje 'Prijs'.

Op facturen moeten regels op een lijn staan.

Twee decimalen achter de komma

Vermeld bedragen altijd in twee decimalen achter de komma. Doe dit ook wanneer een bedrag afgerond is op hele euro's. Hierdoor kan een factuur beter gescand en verwerkt worden.

Op facturen moeten twee decimalen worden gebruikt.

Afstand tussen lijn en tekst

Gebruik het liefst geen zichtbare lijnen op de factuur. Is dit niet mogelijk? Zorg dan voor voldoende afstand tussen lijn en tekst. Hierdoor kan een factuur beter gescand en verwerkt worden.

Houd op factuur ruim afstand tussen lijn en tekst.