Voorwaarden factuur

Voor de snelle verwerking van een factuur moeten de juiste gegevens erin staan. Ook moet de factuur goed te lezen zijn. Voor de automatische verwerking van facturen zijn er extra richtlijnen, voor een snellere uitbetaling.

Voorbeeldfactuur

U kunt gebruik maken van een voorbeeldfactuur, die voldoet aan alle voorwaarden en richtlijnen. Deze voorbeeldfactuur kunt u hieronder downloaden en vervolgens bewerken:

Voorwaarden

Als u zelf een factuur opstelt, zorg dan dat de factuur voldoet aan de onderstaande voorwaarden:

Algemene gegevens

Vermeld deze algemene gegevens altijd op een factuur:

  • Gegevens budgethouder (minimaal naam, BSN, relatienummer en adres budgethouder)
  • Gegevens zorgverlener (minimaal naam en KVK-nummer)
  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Periode van de factuur (binnen één kalendermaand)
  • Handtekening budgethouder of vertegenwoordiger (niet nodig bij uploaden via PGB Portaal)

Eén regel per dag en tarief

Elke regel op de factuur gaat over één dag en één tarief. Een regel bevat (tenminste) de volgende informatie:

  • Datum (bijvoorbeeld '01-03-2018')
  • Omschrijving werkzaamheid (bijvoorbeeld 'Begeleiding groep')
  • Eenheid (bijvoorbeeld 'Uur')
  • Aantal (bijvoorbeeld '4')
  • Tarief (bijvoorbeeld '20,00')
  • Bedrag (in dit geval 4*20,00= '80,00')

Het totaalbedrag van alle regels vormt het totaal van de factuur. Er hoeft geen subtotaal per week op de factuur te staan.

Eén regel per dag en tarief: voorbeeld van goed en fout.

Richtlijnen

Om de automatische verwerking van de facturen te verbeteren zijn er extra richtlijnen. Voldoet een factuur aan deze richtlijnen, dan kan deze eerder uitbetaald worden.

De extra richtlijnen helpen in de volgende situaties:

  • als u de factuur opstuurt via de post;
  • als u de factuur direct upload in het portaal zonder zelf de gewerkte tijden over te nemen.

Algemene gegevens

Gebruik deze algemene gegevens op de factuur voor een snellere verwerking:

  • het woord 'Factuur' als titel;
  • paginanummers  (bijvoorbeeld '1 van 5') als een factuur meerdere pagina's bevat;
  • de term 'Vervolgpagina factuur' als een factuur meerdere pagina's bevat.

Witte achtergrond

Facturen met een zwarte achtergrond kunnen niet goed verwerkt worden. Gebruik daarom altijd een witte achtergrond met donkere tekst.

Witte achtergrond van factuur: hoe het wel en niet moet.

Regels op één lijn

Zorg dat de verschillende regels op een factuur netjes onder elkaar staan. En dat de gegevens recht onder de kopjes staan. Hierdoor kan een factuur beter gescand en verwerkt worden.

Voorbeeld: De aantallen staan recht onder het kopje 'Aantal' en de tarieven staan recht onder het kopje 'Prijs'.

Op facturen moeten regels op een lijn staan.

Twee decimalen achter de komma

Vermeld bedragen altijd in twee decimalen achter de komma. Doe dit ook wanneer een bedrag afgerond is op hele euro's. Hierdoor kan een factuur beter gescand en verwerkt worden.

Op facturen moeten twee decimalen worden gebruikt.

Afstand tussen lijn en tekst

Gebruik het liefst geen zichtbare lijnen op de factuur. Kan dit niet? Zorg er dan voor dat er voldoende afstand is tussen lijn en tekst. Hierdoor kan een factuur beter gescand en verwerkt worden.

Houd op factuur ruim afstand tussen lijn en tekst.